Mehrere Zahlungsmethoden gleichzeitig nutzen: So funktioniert es reibungslos
Viele kleine Anpassungen, anstatt einer großen geplanten Veränderung, inspirieren viele der Veränderungen, die wir im Geschäftsleben beobachten. Zum Beispiel akzeptiert ein Café zunächst Kartenzahlungen neben Barzahlungen. Dann akzeptieren sie möglicherweise auch Gutscheine. Danach entscheiden sich einige Kunden vielleicht, online Bestellungen aufzugeben, aber bar im Café zu bezahlen. In einem Restaurant können die Kunden ihre Rechnung teilweise bar begleichen, Trinkgeld geben, den Rest mit Karte bezahlen und den verbleibenden Betrag mit einem Gutschein begleichen. Anfangs mögen diese Anpassungen kundenorientiert erscheinen. Sie können jedoch letztendlich die Arbeitsabläufe eines Unternehmens für die tägliche Bargeldabrechnung, die Buchhaltungsfunktionen und sogar die Rollen und Verantwortlichkeiten des Personals verändern.
Mehrere Zahlungsmethoden zuzulassen, ist nicht nur eine Funktion des Point-of-Sale-Systems. Vielmehr spiegelt es ein Betriebssystem wider, das zeigt, wie Zahlungen abgeglichen, mit Kartenterminals und Bargeldkassen integriert, Gutscheine verbucht, mit Transaktionen verarbeitet, Rückerstattungen und Abgleiche durchgeführt werden und wie das System ein angemessenes Maß an Transaktions- und Kassenstoppdaten für das Management, die Buchhalter und Steuerbehörden pflegt und sichert. Je mehr Zahlungsmethoden und Systeme ein Unternehmen nutzt, desto mehr wird die Frage gestellt, ob es weiterhin den Zielsetzungen von Klarheit und Einfachheit entspricht.
Kurze Erklärung: Mehrere Zahlungsmethoden im POS-System
Mehrere Zahlungsmethoden bedeuten, dass eine Transaktion mit mehr als einer Zahlungsmethode abgeschlossen werden kann. Der Kunde kann eine Transaktion mit Bargeld, Geschenkkarten und Kreditkarte begleichen. Das gleiche Konzept gilt in einem Restaurant, wo die Rechnung mit mehreren Zahlungsmethoden, mehreren Kunden oder mehreren Karten bezahlt werden kann. Ein Händler kann Produkte an einen Kunden verkaufen, unter Verwendung eines Online-Kreditsystems, der Kreditkarte des Kunden und einer Store-Credit-Zahlung.
Damit das System optimal funktioniert, sollte das POS-System mehrere Zahlungsmethoden akzeptieren und diese entsprechend aufzeichnen. Der Verkauf und die Zahlungsmethoden sollten ordnungsgemäß dokumentiert werden. Der Kartenleser sollte mit der POS-Transaktion für den Tagesabschluss abgleichen, und die Zahlungsmethoden sowie den aufgelaufenen Betrag widerspiegeln, egal ob bar, mit Karten, Gutscheinen oder anderen Zahlungsmethoden. Nur dann können Bargeld-, Kartenumsätze, Gutscheinverbindlichkeiten und Verkäufe mit den Buchhaltungsaufzeichnungen abgeglichen werden.
In der Praxis betont das POS-System die Bedeutung von Flexibilität und Komfort für die Mitarbeiter an der Kasse. Einfache und konsistente Routinen sollten entwickelt werden, um sicherzustellen, dass mehrere Zahlungsmethoden nicht zu langen Schlangen führen. Die Routinen sollten außerdem gewährleisten, dass Gutscheinverbindlichkeiten und Trinkgelder transparent und klar abgewickelt werden, um zukünftige Diskrepanzen zu vermeiden.
Was verursacht Mischzahlungen im täglichen Handel?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen war der Zahlungsprozess früher einfach. Kunden tätigen Einkäufe im Geschäft und bezahlen bar oder per Karte, erhalten eine Quittung, und am Ende des Tages wird die Kasse gezählt. Die Mitarbeiter sind mit dem Prozess vertraut, und die Buchhaltung ist recht unkompliziert. Diese Welt ist noch immer sehr ähnlich, wird jedoch schnell durch neue Kundenerwartungen und zusätzliche Vertriebskanäle erweitert.
Die Veränderungen sind bei einem Restaurant besonders deutlich sichtbar. Früher bezahlten alle Kunden an einem Tisch gemeinsam. Jetzt erwarten die Kunden, separat zu bezahlen: einige bar, einige mit Karte, einige mit Gutscheinen usw. Sie erwarten auch, unterschiedliche Trinkgelder zu hinterlassen. Das ist für die Kunden relativ einfach, bedeutet für das Restaurant jedoch, dass alle Prozesse zum Aufteilen der Rechnung, der Zahlungsabwicklung, der Trinkgeldverarbeitung, der Quittungsausstellung und der Buchhaltung für das Servicepersonal reibungslos zusammenarbeiten müssen.
In Cafés und Bäckereien tritt eine Mischzahlungssituation häufig innerhalb weniger Sekunden auf. Ein Kunde tätigt eine Bestellung für das Frühstück, nutzt einen Gutschein, um einen Teil der Kosten zu decken, und bezahlt den Restbetrag mit kontaktloser Zahlung, während andere Gäste in der Schlange warten. Wenn das Point-of-Sale-System keine intuitive Anleitung für die mehreren Zahlungsprozesse bereitstellt, müssen die Mitarbeiter die Situation mit eigenen routinierten Abläufen bewältigen. Das umfasst oft Betragsanpassungen, Gutscheine, die als Rabatte behandelt werden, und andere Geldanpassungen. Diese Prozesse mögen eine vorübergehende Lösung bieten, führen aber sehr häufig zu erheblichen Verwirrungen in der Zukunft.
Was braucht ein POS-System für Split Payments?
Ein POS-System muss die Fähigkeit besitzen, gleichzeitig drei Anforderungen bei Mischzahlungen zu erfüllen. Es sollte den Verkauf angemessen dokumentieren, die verschiedenen Zahlungstypen getrennt verbuchen und dies alles benutzerfreundlich für die Mitarbeiter durchführen. Trotz der Verwendung verschiedener Zahlungsmethoden bleibt die Quittung ein einzelner Geschäftsabschluss. Artikel, Mehrwertsteuer sowie Rabatte, Gutscheine, Zahlungsmethoden und Quittungsnummern sollten logisch miteinander verknüpft sein.
Die Verkaufsquittung umfasst nun mehrere Systeme. Der Verkauf wird vom POS-System erfasst, die Kartenzahlung wird von einem elektronischen Zahlungsterminal verarbeitet, Bargeld wird im Kassenschublade erfasst, und Gutscheine werden über ein Gutschein- und/oder Geschenkkartensystem verarbeitet. Falls Gutscheine involviert sind, wird Gutscheindruck hinzugefügt. Bei Online-Bestellungen oder Click & Collect-Verkäufen ist auch das Online-Shop-System beteiligt. Für die tägliche Bargeldabstimmung und Buchhaltung müssen diese Informationen in einer Weise zusammengeführt werden, die eine manuelle Suche überflüssig macht.
Ein Kunde kauft eine Jacke für 180 Euro, nutzt einen Geschenkgutschein im Wert von 50 Euro, und bezahlt den Rest von 130 Euro mit Karte. Damit hat er 130 Euro ausgegeben. Das Unternehmen interpretiert diese Transaktion jedoch auf verschiedene Weisen. Der Verkauf der Jacke, der eingelöste Gutschein, der Kartenbestand nach der Zahlung, die Belegaufzeichnung, eine neue Kartentransaktion und der neue Status des Gutscheins. Wenn ein eingelöster Gutschein als Rabatt verbucht wird, ist der Verkauf geringer als vom Unternehmen erwartet. Wenn die Kartenzahlung nicht auf die Quittung angerechnet wird, wird die Transaktion sehr schwierig mit dem Zahlungssystem abzugleichen.
Welche Probleme entstehen, wenn Gutscheinkartenverkäufe und Verkäufe über Zahlungsspezialisten nicht abgeglichen werden?
Was am Verkaufsautomaten angezeigt wird und was tatsächlich vom Kartenzahlungsanbieter erfasst wird, spiegelt nicht wider, was der Kunde bezahlt hat, wenn die Systeme nicht abgeglichen werden. Die meisten Probleme, die daraus entstehen, werden bei der Transaktion selbst nicht sichtbar sein, sondern erst bei der Abstimmung erkennbar.
In kleinen Unternehmen gilt die Abstimmung normalerweise als weniger wichtige Aufgabe, da Transaktionsaufzeichnungen selten übereinstimmen. Allerdings können Transaktionsstornierungen, Doppelzahlungen und deren Rücknahmen zu Diskrepanzen in den Aufzeichnungen führen. Es wird komplizierter, wenn eine Zahlung im POS-System als abgeschlossen markiert wurde, der Kartenautomat diese jedoch nicht als erfolgreiche Transaktion erfasst hat. In diesem Fall stimmen Zahlung und Quittung nicht überein.
Im Falle unvollständiger Zahlungen werden Diskrepanzen noch komplexer. Wenn eine Zahlung teilweise in bar und teilweise per Karte erfolgt, muss das Unternehmen wissen, welche Gelder tatsächlich in die Kasse gelegt wurden und welche als elektronische Zahlung erfasst wurden. Deshalb sollte der Tagesabschluss nicht nur den Gesamtumsatz ausgleichen, sondern auch Bargeld, Kartenzahlungen, Gutscheine, Stornierungen und Korrekturen sowie den Bargeldbestand separat quantifizieren.
Was ist die Bedeutung von Gutscheinen, Guthaben und der Restbetrag?
Gutscheine sind freundlich und leicht verständlich bei Geschäftstransaktionen, aber sie sind knifflig, wenn es um die Kasse geht. Ein Gutschein ist nicht dasselbe wie ein Rabatt. Der Verkaufsprozess eines Produkts gilt nicht für den Verkauf eines Gutscheins. Wenn der Gutschein eingelöst wird, muss der entsprechende Betrag vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Wenn nach der Transaktion ein Restbetrag verbleibt, muss das Gutscheinmanagement diesen Restbetrag ordnungsgemäß erfassen.
Ein Café, das Gutscheine online zum Verkauf anbietet und sie im Café einlöst, muss ein sehr definiertes System haben. Wenn der Kunde den Gutschein kauft und ihn dann im Café einlöst, sind alle drei Systeme – Webshop, Kasse und Gutscheinverwaltung – im Einsatz. Wenn der Gutschein im Café nicht vorhanden ist, der Restbetrag unbekannt ist und kein Wert erfasst wurde, sind die Systeme inkonsistent. Für den Kunden ist nur wichtig, dass der Gutschein eingelöst wird. Für das Unternehmen ist es wichtig, dass Verkäufe, Belege, Gutscheinstatus und Tagesabrechnung konsistent sind.
Die gleiche Logik gilt für Store-Credits und Kundenkonten nach Rückgaben. Wenn eine kreditbasierte Rückgabe in der Boutique nicht ausgezahlt wird, muss klar sein, wie dieser Kredit eingelöst wurde. Wenn der Kunde den Kredit mit einer Kartenzahlung kombiniert, erfolgt erneut eine Zahlungsaufteilung. Wird der kundenfreundliche Ansatz verfolgt und es mangelt an geeigneter Buchhaltung, entsteht leicht ein Management- und Steuerungssystem sowie ein Kontrollproblem, das einen kundenunfreundlichen Ansatz unterstützt.
Wann sind Rückerstattungen mit gemischten Zahlungen problematisch?
Ungenaue gemischte Zahlungen können zu Rückerstattungsproblemen führen. Vollständig kartenzahlte Verkäufe erlauben eine problemlose Rückabwicklung. Aber was, wenn die Zahlung eine Mischung aus Bargeld, Gutscheinen und Karte war? Wie viel von jeder Zahlung wird erstattet und auf welchem Weg? Wird der Gutschein erstattet? Wird die Kartenzahlung erstattet? Wird das Bargeld erstattet? Wer entscheidet über all dies?
Diese Situation ist für ein lokales Geschäft mit Online-Shop leicht vorstellbar. Angenommen, ein Online-Kunde zahlt eine digitale Anzahlung, kommt ins Geschäft, um den Rest mit Karte zu bezahlen, und holt dann die Bestellung ab. Nun möchte dieser Kunde die Bestellung zurückgeben. Wenn die Kasse nicht alle Zahlungsbestandteile anzeigt, müssen die Mitarbeiter vor Ort eine Lösung finden. Meist ist diese Lösung gut für den Kunden, aber schlecht für die Systeme der Kasse, Lagerkontrolle, Buchhaltung und interne Überprüfung.
Für solche Situationen sollten Stornierungen und Korrekturen nach derselben Philosophie erfolgen. Statt die ursprüngliche Buchung einfach zu überschreiben, sollte eine Modifikation vorgenommen werden, die leicht nachvollziehbar ist. Mit TSE-Daten, DSFinV-K, Tagesabschlüssen, Kassenbuch und Arbeitsabläufen ist eine Methode vorgesehen, die fair, nachvollziehbar und konsistent anwendbar ist, anstatt jedes einzelne Problem unfehlbar zu lösen. Zufällige Kassenpraktiken sollten nicht die Bewertung im Einzelfall für steuerliche Zwecke ersetzen.
Wie beeinflusst die Nutzung mehrerer Zahlungsmethoden Ihre Mitarbeitenden bei der Arbeit?
Selbst die beste Zahlungstechnologie bringt wenig, wenn das Personal den Prozess nicht versteht. Flexible Zahlungsmöglichkeiten bedeuten mehr Entscheidungen für den Kunden. Welche Schritt wird zuerst gemacht und wie? Wird die Kartenzahlung zuerst durchgeführt? Was, wenn die Kartenzahlung unterbrochen wird? Ist das Personal berechtigt, eine Teilzahlung zu stornieren? Wer entscheidet, ob bei einer Rückgabe eine Barzahlung zulässig ist?
In einem Ort wie einer Bäckerei muss der Zahlungsprozess schnell und einfach sein. Während der Stoßzeit sind Zahlungsmethoden, die Denkzeit erfordern, nicht optimal. Üblicherweise ist die bevorzugte Methode die, mit der das Personal am bequemsten ist. Wenn die Unternehmensmethode zu kompliziert ist, erfinden und improvisieren die Mitarbeitenden Lösungen. Man erinnert sich vielleicht, dass die einfachste Zahlungsquittung das Gutschein ist. Ein anderer Ansatz ist die Buchung des Restzahlungsbetrags. Diese Gewohnheiten sind klein, erzeugen aber unterschiedliche Datenmuster im Kassensystem.
In einem Friseur- oder Schönheitssalon ist die Komplexität noch höher. Beispielsweise kann ein Kunde eine Anzahlung leisten, einen Gutschein einlösen, Trinkgeld geben und den Rest mit Karte bezahlen. Dabei können mehrere Mitarbeitende, Serviceniveaus oder Provisionsarten involviert sein. In diesem Kontext dienen Zahlungsprozesse nicht nur der Kassenabrechnung. Sie können auch verwendet werden, um festzustellen, welcher Service durchgeführt wurde, welches Trinkgeld gegeben wurde, welchen Umsatz die einzelnen Mitarbeiter verdienen und welche Konten ausgeglichen sind.
Wie hängen all diese verschiedenen Zahlungsmethoden mit Buchhaltung, GoBD und Tagesabschluss zusammen?
Verschiedene Zahlungsmethoden betreffen nicht nur die Kasse, sondern auch die tägliche Buchhaltungsabrechnung. Der Tagesabschluss muss die verwendeten Zahlungsarten aufzeigen und sicherstellen, dass die Summen für Bargeld, Karten, Gutscheine und alle anderen Zahlungsmethoden korrekt sind. Das Kassenbuch muss alle Bargeldtransaktionen dokumentieren. In der Buchhaltung oder beim DATEV-Export müssen die Informationen so strukturiert sein, dass jede Gemischte Zahlung ohne manuelle Erklärung ausgeführt werden kann.
Ein elektronisches Kassensystem muss außerdem die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Verantwortlichkeit und Manipulationssicherheit erfüllen. GoBD, KassenSichV, TSE, DSFinV-K, Belegpflicht, Kassenprüfung und Verfahrensdokumentation beziehen sich auf einen Kontext, in dem Kassensysteme mehr leisten müssen als nur einen internen Zweck zu erfüllen. Zahlungsaufteilungen, Stornierungen, Gutscheinredemptions und Änderungen müssen Teil eines geregelten und dokumentierten Prozesses sein.
Nicht alle Systeme für kleine Unternehmen benötigen die Komplexität, wie sie bei großen Ketten zu sehen ist, aber selbst das lokale Café sollte die potenziellen Auswirkungen einer ad hoc-Rechnungsanpassung bei einem Zahlungsdifferenz verstehen. Wenn eine Kartentransaktion durch einen Zahlungsdienstleister ergänzt wird, der eine unpassende Zahlung ausstellt, muss jemand für die Erklärung verantwortlich sein. Die häufige Erfassung von Gutscheinen als Rabatte kann ausstehende Gutscheinverbindlichkeiten verschleiern.
Was unterscheidet Preisdynamik, Rabatte und Zahlungsmethoden?
Preiserhöhungen, Rabatte, Gutscheine und Zahlungsmethoden werden manchmal kombiniert, da sie den Endpreis beeinflussen, den der Kunde zahlt. Für die operative Steuerung sind sie jedoch separate Konstrukte. Ein Rabatt ist eine Anpassung des Verkaufspreises. Ein Gutschein ist eine Zahlungsmethode oder eine Form von Guthaben im Allgemeinen. Zahlung per Karte ist eine Zahlungsmethode. Zahlung in bar wirkt sich auf das Bargeld im Kassenschrank aus. Wenn diese Konstrukte in einem POS-System nicht unterschieden werden, verlieren Systemberichte und Analysen ihre Aussagekraft.
Dies ist bei Multichannel-Verkäufen deutlicher sichtbar. Betrachten Sie einen kleinen Einzelhändler, der Produkte in einem Ladengeschäft, über seinen Onlineshop und auch per Klick & Collect verkauft. Verschiedene Zahlungsmethoden können auch unterschiedliche Zahlungsabwicklungsgebühren verursachen. Die Gebühren können sich auch durch Lieferung, Verpackung oder die Verkaufsplattform unterscheiden. Kunden erwarten jedoch den gleichen Preis. Das Unternehmen muss daher den Konflikt zwischen Preiskonsistenz und den Kosten der einzelnen Vertriebskanäle managen. Wird dieser Konflikt nicht gesteuert, zeigt er sich am offensichtlichsten an der Kasse in Form von manuellen Rabatten, Sonderpreisen, Anpassungen und unerklärlichen Preisabweichungen.
Automatisierte Systeme können die Entscheidungen modellieren, aber keine Entscheidungen treffen. Das Management muss die Preiskonsistenz, die Zahlungsmethoden- und Rabattformularien sowie Preisänderungen für jeden Vertriebskanal festlegen. Fehlen diese Richtlinien, wird jede Zahlungsmethode im Wesentlichen zu einem eigenen Gesetz.
Wie entstehen aus kleinen Unklarheiten strukturelle Probleme?
Viele unklare Zahlungsprozesse können harmlos starten. Ein Unternehmen führt Kartenzahlungen ein, aber das Terminal integriert sich nicht vollständig in das Zahlungs-Betriebssystem. Dann werden Gutscheine eingeführt, aber die Guthaben werden separat verfolgt. Danach wird Click & Collect eingeführt, aber Online-Zahlungen werden isoliert von Zahlungen im Geschäft bewertet. Jeder dieser Prozesse machte damals Sinn, doch insgesamt entsteht daraus ein provisorisches System temporärer Prozesse.
Schließlich werden diese temporären Prozesse zum Standard. Neue Mitarbeitende lernen nicht die idealen Abläufe, sondern die Prozesse, die die alten Mitarbeitenden hinterlassen haben. Die Buchhaltung erstellt ihre Kontrolllisten. Das Management gewöhnt sich an die Routine manueller Kontrollen. Es wird dann festgestellt, dass Legacy-Prozesse, spezielle Umstände und implicit Normen bei einer Systemmigration übernommen werden müssen.
Die strukturellen Probleme, die durch Legacy-Prozesse und Sonderbedingungen verursacht werden, enden nicht nur in ständigen Fehlern. Die ernstere Gefahr ist, dass niemand mehr sagen kann, warum eine Transaktion stattgefunden hat. War ein bestimmter Betrag eine Zahlung, ein Rabatt, ein Gutschein, ein Trinkgeld, eine Teilzahlung oder eine Korrektur? Wurde eine Rückgabe ausgezahlt oder wird sie jetzt als Guthaben gespeichert? Erfüllt eine Kartenzahlung eine bestimmte Zahlung oder befriedigt sie eine andere Zahlung für eine korrigierte Rechnung? Die Antworten auf diese Fragen werden zu spät gesucht, und die Behebung wird schwieriger und teurer.
Jeden Tag treffen Unternehmen zahlreiche Entscheidungen, von denen einige mehr Einfluss haben als andere. Ein Bereich, über den Unternehmen Entscheidungen treffen sollten, sind ihre Zahlungssysteme. Zahlungssysteme sind kein Bereich, in dem Unternehmen einfach Geld investieren und die Systeme sowie Integrationen ihre Arbeit machen lassen können. Stattdessen müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie bewusst ihre Customer Journey und Zahlungsbedürfnisse verstehen. Dies kann für verschiedene Unternehmen unterschiedlich aussehen. Ein Salon hat ganz andere Bedürfnisse als ein Restaurant oder eine Bäckerei. Doch die Absicht, mit der das Unternehmen seine Zahlungsbedürfnisse löst, sollte erhalten bleiben.
Zahlungsbedürfnisse erfordern auch eine interne Struktur. Nicht jeder Mitarbeiter sollte oder muss die Möglichkeit haben, eine Transaktion zu stornieren, auszuzahlen oder Änderungen an einem Gutschein vorzunehmen. Ebenso wie es die Möglichkeit geben sollte, eine Transaktion bei Bedarf zu stornieren, darf es keine so starre Struktur geben, dass eine Transaktion nicht bei Bedarf storniert werden kann. Es sollten interne Strukturen vorhanden sein, um die Verantwortlichkeiten der Zahlungssysteme nicht unklar werden zu lassen.
Es sollte nicht angenommen werden, dass die Dokumentation von Zahlungsabläufen nur eine Formalität ist. Es sind mehrere Komponenten beteiligt, um festzulegen, wie Zahlungen entgegengenommen werden, wie Gutscheine verwaltet werden und wie Gutscheine verarbeitet werden. Dies muss für kleine Unternehmen nicht übermäßig kompliziert sein. Die Abläufe müssen nur einfach genug sein, damit neue Mitarbeitende die dokumentierten Verfahren befolgen können und dem Unternehmen die erforderlichen Zahlungssysteme zur Verfügung stehen.
Der Fokus dieses Themas
Am wichtigsten ist, dass Unternehmen klarstellen und trennen, wie sie es ihren Kunden ermöglichen, Zahlungen zu leisten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Bargeld, Karte, Gutscheine, Trinkgelder und alle Zahlungsformen bei der Tagesabrechnung getrennt werden. Gute Aufzeichnungen für die tägliche Abwicklung erleichtern auch die Dokumentation von Rückerstattungen, Stornierungen und Korrekturen. Um gute Datenpraktiken zu unterstützen und die informellen Praktiken sowie schlechte Datenqualität, die aus unklaren Rollen und Rechten entstehen, zu reduzieren, müssen Unternehmen einfache und klare Zahlungsabläufe und Zugriffsrechte bereitstellen.
Je mehr Verkaufsoptionen und Zahlungsmethoden es gibt, desto mehr Koordination, Dokumentation und Überprüfung der Prozesse sind erforderlich.
Ein reibungsloser Ablauf ist eine organisatorische Frage
Zunächst erscheint die Nutzung mehrerer Zahlungsmethoden als ein kundenorientierter Ansatz zur Bezahlung. Und das ist sie, da Kunden es schätzen, flexibel und nahezu unmittelbar bezahlen zu können. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das eigentliche Problem jedoch eine organisatorische. Der Zahlungsfluss optimiert den Verkaufsprozess, die Kundenerfahrung und die Verwaltung von Lagerbeständen, Gutscheinen, Kartenterminals, Kassenzetteln, Tagesabschlüssen und Buchhaltung sowie andere interne Funktionen.
Ein gutes POS-System kann unterschiedliche Zwecke erfüllen, wie z.B. gemischte Zahlungen, Daten-Segmentierung und Messung der Ergebnisse, wodurch die Verbindung erleichtert wird. Der Prozess hängt jedoch nicht vollständig von der Technologie ab. Für ein Unternehmen ist es entscheidend, die eigenen Richtlinien zu verstehen. Welche Zahlungsformen stehen zur Verfügung? Welche Kombinationen sind akzeptabel? Was geschieht mit Gutscheinen und Restbeträgen? Wie läuft der Rückerstattungsprozess ab? Wer hat die Freigabe für Anpassungen? Wie wird am Ende des Tages überprüft, ob die Beträge plausibel sind?
Die Lösung wird für jedes Unternehmen unterschiedlich sein. Ein Bäckereisystem wird sich von einem Restaurant unterscheiden, das wiederum anders ist als ein Boutique-System. Das Wichtigste ist, dass die Zahlungsprozesse klar sind, von den Mitarbeitenden verstanden werden, von der Buchhaltung abgeglichen werden können und langfristig vom Management kontrolliert werden.
Allein die Bereitstellung mehrerer Zahlungsmethoden für Kunden führt meist zu unbeabsichtigten Konsequenzen. Die Zahlungsmethoden werden als Bestandteil des gesamten Geschäfts betrachtet und erleichtern die Identifizierung, wo Richtlinien, Verfahren, Schulungen, Dokumentationen und Systemlogik erforderlich sind. Nur selten ergeben sich reibungslose Geschäftsprozesse aus einmaligen Ausnahmen.
